NOMINA/payroll y lo que se tiene que considerar

Updated: Jun 23


Es importante que incluya nómina en su negocio, por lo menos el dueño, para ser Corporacion. Al pagar bago nómina a los trabajadores junto con beneficios les tendra mas asegurado el trabajo a ellos al igual tener asegurados los trabajadores al negocio ya que tendrían que pensarlo dos veces al ser invitado a trabajar a otro lado.


Le recomendamos ver el Articulo " Trabajadores: Empleado o Contratista"


A continuación le explicaremos los requisitos y detalles que hay que considerar, más un ejemplo de costo mensual si gusta agregar nómina a su negocio:


Que es Recursos Humanos? (video)

Es el departamento dentro de los negocios en el que se aplica todo lo relacionado con las personas que trabajan. Esto incluiría desde el reclutamiento y selección de personal, contratación, onboarding o bienvenida, formación, promoción, nóminas, contratos, despidos, y cuidado de la ley del trabajador.



>Formas legales

  • Forma W4 (imprimir forma aqui)

  • Forma I9 para verificación de elegibilidad de empleo (imprimir forma aqui)

  • Copia de tarjeta de número de seguro social

  • Copia de Identificación vigente

  • Aplicacion de pagos electronicos (si es aplicable)

>Manual del empleado de las politicas

  • Mision, vision y objetivo del negocio

  • Procedimiento de entrenamiento y sueldo

  • Reglas y Espectativas, Evaluaciones y valides del trabajo

  • Trato de descriminacion, justicia y leyes del estado

  • Procedimiento y condiciones de contratos y despidos

  • Proteccion de demandas y reclamos de desempleo

  • Conflictos de interes y confidencialidad

  • Beneficios, Promociones y bonificaciones

  • y mas


>Derechos y Leyes del Empleado

  • Salario Fijo o por hora

  • estimaciones salariales por ocupacion de Colorado (link)

  • Aunque este bajo salario fijo tiene que revisar si es aplicable para overtime/tiempo extra (video).

  • Pago minimo/ Minimum Wage(Link),

  • En los casos en que un empleado está sujeto a las leyes de salario mínimo estatales y federales, el empleado tiene derecho al salario mínimo más alto de los dos.

  • Federal: Los empleados no exentos es $7.25 per hour.

  • Estatal (link): Colorado $12.32

  • Ley de salarios para projectos de construcion del govierno o publicos (Davis-Bacon Act) (link)

  • Pagar tiempo extra/Over time:

  • Si es tiempo completo y pago por quincena, las horas depues de las 80hrs

  • la formula de over time/ horas por ejemplo $25 se paga por hora, la mitad es $12.5 ($25+$12.5 = $37.50)

> Beneficios

  • Compesacion del trabajador

  • Covertura de accidentes y discapacida (Por lay tiene que proveerlo)

  • Informacion mas detallada de la aseguranza abajo.

  • Tiempo Libre

  • los estados tienen determinados los requerimientos minimos de dias que pueden estar ausentes sin riesgo de despido.

  • Vacaciones (pago opcional pero formula de dias de vacaciones)

  • Enfermedad (pago opcional)

  • Tiempo familiar y medico/Family and Medical care Act (pago opcional)

  • Ausencias Religiosos (pago opcional)

  • Dias feriados/Holidays (pago opcional)

  • Permiso Militar/ Military leave (pago opcional)

  • Servicio de Jurado/ Juty Duty (pago opcional)

  • Aseguranza Medica (opcional)

  • Opcional si el negocio tiene menos de 50 empleados

  • Retiro (opcional)

  • 401K plan de retiro

  • Seguro de retiro y Vida


> Impuesto (Colorado) de Empleador y Empleado

Los porcentage son basados en el ingresos total, estatus civil y creditos personales.

Estos porcentages son montos aproximados de una persona soltera sin dependes.



Empleador/Negocio 8.25%


1.Federal Insurance Contributions Act (FICA) / Ley federal de contribuciones al seguro: 7.65%

  • Social Security Tax / Impuesto de seguridad social: 6.20%

  • Medicare / Seguro médico del estado: 1.45%

2. Federal Unemployment taxes Act per state (FUTA) / Ley federal de impuestos al desempleo por estado de los primeros $7k: 0.6%


Empleado 17.98%


1. FICA: 7.65%

  • Social Security: 6.20%

  • Medicare: 1.45%

2. Taxes Federal / Taxes Federales: 7.19%

3. State Tax/ Taxes Estatales: 3.09%

4. Local Tax/ Taxes Locales 0.05%



Te recomendamos ver el articulo "Taxes personales basicos VS detallados"


>Cuenta de banco por separado para los pagos al IRS y Estado


Asegurece en el servicio de nomina incluya los pagos directos al IRS, ya que lo puede pagar cada trimestre o al mes si es posible. Mantenga los fondos indicados en esta cuenta ya que si se procesa el pago y no ahi fondos puede ocacionar multas e intereses.


>Chequera o cheques

  • Es muy recomendable que use cheques escritos o digitalmente para tener un record exacto de lo que se a pagado y entregar resumen de las deducciones al empleado.

  • Es opcional hacer/pedir cheques de la nueva cuenta solo recuerde de transferir el monto del cheque mas los taxes del empleador.

JM Business solutions se los imprime un dia antes de la fecha de nomina para que los entrege a tiempo. Usted tendria que proveer los montos del pago 4 dias antes y comprar los cheques personalizado, Ejemplo de precio basico aproximado por 100 cheques $10.


>Gasto por servicio de nomina

  • Quickbooks Payroll provee el servicio con mucho más beneficios.

  • Si requiere asistencia para este servicio ahi varias compania que tienen este servicio electronico. Pregunte a su agente de preparacion de taxes o Bookkeeper si tienen este servicio.



>Tecnologia para registrar las horas o un formato (Time Sheet)

  • Por ley tiene que tener un comprovante de las horas de su trabajadores.

  • Ahi varios sistemas pero nosotros recomendamos Quickbooks Time (Precio basico seria $20 +$8 por empleado).

Si en caso su negocio aun no esta preparado para implementar un sistema asi, JM Business Solutions le podemos ayudar a personalizar una plantilla a la necesidad de su negocio junto con un video de explicacion a nombre de su negocio para que sus empleados lo llenen y lo entregen.



>Aseguranza de Compensacion del trabajador (Workers Comp Insurance)

  • El cobro mensual baria por:

  • Tipo de industria del negocio y porcentage de trabajo si es mas de un tipo de profecion.

  • Nivel del riesgo del trabajo

  • Cantidad de Empleados y total anual del salario

  • Ingreso anual estimado del negocio

  • Tenga estos totales preparados cuando vaya a sacar la aseguranza. Puede preguntar al agente de aseguranza que le ayudo a sacar la aseguranza de General Liability o de Auto si tiene este servicio. Puede conseguirla directamente con

  • Pinnacol.com

  • Cake.com

  • Nextinsurance.com

  • pieinsurnace.com

  • La covertura es diferente por estado, revisar si su aseguranza cubre si trabaja en otro estado.

  • Recuerde que para renovar la aseguranza le van a pedir los reportes financieros y comprovantes del estimado he informacion que dio para sacar la aseguranza.

  • Si tiene Bookkeeping pida los reportes mensuales para ir cuidando que no se pase de los montos estimados, si se pasa o cree que estimo de mas, puede llamar para ajustarlo antes de la auditoria, y asi no paga de mas.




EJEMPLO DE GASTOS


Total aproximado $453.09 minimo por trabajador

  • Empleado de tiempo completo soltero/soltera sin dependes

  • A $25 por hora160hrs X $25xhr = $4,000 ($48,000 anual)


>Taxes $330.00

  • Negocio paga $330.00 (7.65%) por mes

  • FICA: 7.65% = $306

  • FUTA: (Federal Unemployment taxes Act per state) 0.6% = $24

  • Empleado paga $719.00 (17.98%) por mes 

  • FICA 7.65% = $306

  • Taxes Federal 7.19% = $288

  • State 3.09% = $123

  • Local 0.05%= $2

El cheque del trabajador sera al final $3,281.00


> Precio por servicio de Nomina aprox. por empleado $40


>Costo del Cheque $0.099


>Costo de programa para registrar el tiempo: $8.00


>Workers Comp Insurance (costo aprox por trabajador) $75.00


>Beneficios al Empleado $_____________






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